社員T台風や大雨、地震などの自然災害は、いつ発生するかわかりませんよね。
実際に災害が起きると、社員が出社できなくなるケースも少なくありません。
Glocalnet 軽井沢そうですね。
交通機関の運休や道路の通行止め、停電、オフィスの利用停止などによって、通常どおり業務を続けることが難しくなる場合があります。
社員Tそんな状況でも、顧客対応や社内業務を止めないための準備はしておきたいですよね。
Glocalnet 軽井沢そのためには、平常時から災害対策を進めておくことが重要です。
この記事では、突然の台風や災害でも業務を止めないために、企業が準備しておきたい5つの対策を分かりやすく紹介します。
企業の災害対策は「防災用品」だけでは不十分｜BCP対策の考え方
企業の災害対策というと、非常食や水、防災グッズの備蓄を思い浮かべる方も多いかもしれません。もちろん、社員の安全を守るための備えは非常に重要です。
しかし企業の場合は、それに加えて「業務をどう継続するか」も考えておく必要があります。たとえば、次のような状況が起こる可能性があります。
| 災害時に起こりやすいこと | 業務への影響 |
|---|---|
| 台風で交通機関が止まる | 社員が出社できない |
| 大雨や浸水でオフィスが使えない | 社内PCや書類を確認できない |
| 停電が発生する | 業務システムや通信機器が使えない |
| 地震で出社制限がかかる | 顧客対応や社内確認が遅れる |
| 通信障害が起こる | 社内外との連絡が取りづらくなる |
このような事態に備える考え方として、BCPがあります。
BCPとは「Business Continuity Plan」の略で、日本語では「事業継続計画」と呼ばれます。
簡単に言うと、災害や事故などの緊急事態が起きたときでも、会社の重要な業務を止めないための計画です。
難しく考える必要はありません。まずは「もし明日、社員が出社できなくなったら業務を続けられるか？」という視点で、自社の環境を見直してみることが大切です。
対策1：緊急連絡体制を整えておく
災害時にまず必要になるのが、社員との連絡手段です。電話だけに頼っていると、回線が混み合ってつながりにくくなることがあります。
そのため、複数の連絡手段を用意しておくと安心です。たとえば、次のような準備が考えられます。
- 緊急連絡網を作成する
- チャットツールを導入する
- 安否確認システムを利用する
- 連絡する担当者や手順を決めておく
- 災害時の出社判断ルールを決めておく
災害が起きてから連絡方法を決めると、現場が混乱しやすくなります。「誰が」「誰に」「どの手段で」連絡するのかを、事前に決めておきましょう。
対策2：重要データをバックアップしておく
業務データは企業にとって重要な資産です。
災害による停電や機器の故障、オフィスの被害によってデータが使えなくなると、業務再開に大きな影響が出る可能性があります。特に、次のようなデータは定期的にバックアップしておくことが大切です。
- 顧客情報
- 契約書
- 請求書・見積書
- 業務マニュアル
- 社内資料
- 受発注データ
バックアップは、社内のPCやサーバーだけでなく、クラウドストレージや外部保管なども活用すると安心です。また、バックアップを取っているだけでは不十分です。
実際に復元できるかどうかも、定期的に確認しておきましょう。
対策3：クラウドサービスを活用する
オフィスにあるPCや社内サーバーだけに業務を依存していると、災害時に業務が止まりやすくなります。そこで有効なのが、クラウドサービスの活用です。
クラウドサービスを利用していれば、インターネット環境がある場所からデータや業務ツールにアクセスしやすくなります。
たとえば、次のようなサービスが活用できます。
| 用途 | 活用できるサービス例 |
|---|---|
| ファイル共有 | オンラインストレージ |
| 社内連絡 | チャットツール |
| 会議 | Web会議システム |
| 勤怠管理 | クラウド勤怠システム |
| 顧客管理 | クラウド型CRM |
クラウド化しておくことで、オフィスに出社できない場合でも、業務を継続しやすくなります。ただし、すべての業務を一度にクラウド化する必要はありません。
まずは、災害時にも止めたくない業務から優先して見直すのがおすすめです。
対策4：在宅勤務できる環境を準備しておく
台風や大雨、地震などの災害時には、社員が安全に出社できないことがあります。そのため、必要に応じて在宅勤務へ切り替えられる環境を整えておくことが重要です。
在宅勤務の準備としては、次のような項目を確認しておきましょう。
- 業務用PCを持ち帰れるか
- 自宅のインターネット環境で業務できるか
- Web会議ツールが使えるか
- 勤怠管理の方法が決まっているか
- 社内ルールや情報管理ルールが整っているか
特に大切なのは、災害が起きてから初めて在宅勤務を試すのではなく、平常時に一度テストしておくことです。
「ログインできない」「必要なファイルが見られない」「社内システムに接続できない」といった問題は、実際に試してみないと気づけないことがあります。
対策5：社内システムへ安全にアクセスできる環境を整える
在宅勤務の準備をしていても、社内システムや共有フォルダにアクセスできなければ、できる業務は限られてしまいます。
たとえば、次のような業務で困ることがあります。
- 社内PCに保存された資料を確認できない
- 基幹システムにアクセスできない
- 社内サーバー上のファイルを開けない
- 顧客情報を確認できない
- 出社している社員に確認を依頼する必要がある
このような場合に備えて、社外から社内ネットワークへ安全に接続できるリモートアクセス環境を整えておくことが重要です。
代表的な方法のひとつが、VPNを使ったリモートアクセスです。
VPNを利用すると、外出先や自宅など社外の環境からでも、暗号化された安全な通信で社内ネットワークへ接続できます。これにより、災害時に出社できない場合でも、必要な社内システムやファイルにアクセスしやすくなります。
Glocalnet 軽井沢リモートアクセス環境の整備をご検討中の方は、VPNリモートアクセスサービス「だれリモ」の活用もご検討ください。
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災害時に慌てないためのチェックリスト
ここまで紹介した内容をもとに、自社の準備状況を確認してみましょう。
| チェック項目 | 確認 |
|---|---|
| 緊急連絡網や安否確認の方法が決まっている | □ |
| 災害時の出社・在宅勤務ルールがある | □ |
| 重要データのバックアップを取っている | □ |
| バックアップデータを復元できるか確認している | □ |
| クラウドサービスを活用している | □ |
| 社員が在宅勤務できる環境を整えている | □ |
| 社内システムへ安全にアクセスする方法がある | □ |
| 災害時の対応手順を社内で共有している | □ |
すべてを一度に整えるのは大変ですが、できるところから準備を進めることが大切です。特に、台風シーズンや防災月間の前後は、社内の災害対策を見直す良いタイミングです。
リモートアクセス環境は後回しにされやすい対策
災害対策の中でも、リモートアクセス環境の整備は後回しにされやすい項目です。
「今すぐ困っているわけではない」
「通常業務では出社できている」
「必要になったら考えればいい」
このように考えている企業も少なくありません。
しかし、実際に台風や地震などが発生してから導入を検討しても、すぐに運用できるとは限りません。アカウント設定や接続確認、社内ルールの整備など、事前に準備しておくべきことがあります。
だからこそ、平常時のうちにリモートアクセス環境を見直しておくことが重要です。
社員T「だれリモ」は、社外から社内PCや社内ネットワークへ安全にアクセスするためのVPNリモートアクセスサービスです。災害時の在宅勤務や業務継続対策としても活用できます。
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よくある質問（FAQ）
Q. BCPとは何ですか？
A. BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）とは、地震や台風、停電などの緊急事態が発生した場合でも、企業の重要な業務を継続するための計画です。災害発生時の対応手順や復旧方法をあらかじめ定めておくことで、事業への影響を最小限に抑えることができます。
Q. 企業の災害対策では何から始めればよいですか？
A. まずは緊急連絡体制の整備や重要データのバックアップ状況の確認から始めるのがおすすめです。そのうえで、在宅勤務環境やリモートアクセス環境の整備など、業務継続に必要な対策を段階的に進めていきましょう。
Q. 台風や大雨で社員が出社できない場合はどうすればよいですか？
A. 在宅勤務へ切り替えられる環境を事前に整備しておくことが重要です。業務用PCやWeb会議ツールだけでなく、社内システムや共有ファイルへアクセスできる環境も準備しておくと、災害時でも業務を継続しやすくなります。
Q. リモートアクセス環境とは何ですか？
A. リモートアクセス環境とは、自宅や外出先など社外から社内ネットワークや社内PCへ接続できる仕組みのことです。災害時やテレワーク時でも、必要な業務を継続しやすくなるため、多くの企業で導入が進んでいます。
Q. VPNは災害対策にも役立ちますか？
A. はい。VPNを利用すると、社外からでも安全に社内ネットワークへ接続できます。台風や地震などで出社が難しい場合でも、社内システムやファイルへアクセスしやすくなるため、業務継続対策（BCP）の一環として活用されています。
まとめ：災害時に業務を止めないためには、平常時の準備が大切
台風や大雨、地震などの自然災害は、突然発生します。
災害が起きてから対応を考えるのではなく、平常時から準備しておくことで、業務停止のリスクを減らすことができます。
企業が準備しておきたい主な対策は、次の5つです。
- 緊急連絡体制を整える
- 重要データをバックアップする
- クラウドサービスを活用する
- 在宅勤務できる環境を準備する
- 社内システムへ安全にアクセスできる環境を整える
特に、出社できない状況でも業務を続けるためには、在宅勤務環境やリモートアクセス環境の整備が重要です。
「もし明日、社員が出社できなくなったら業務を続けられるか？」この機会に、自社の災害対策を見直してみてはいかがでしょうか。
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